Gia sư, luyện thi, dạy nghề, tư vấn, viết bài, dịch thuật, thiết kết, lập trình, digital marketing

Budget là gì? Các bước lập plan budget và kiểm soát hiệu quả

Ghi chú: Tài liệu trích dẫn

Budget là gì? Là thuật ngữ không còn xa lạ đối với ai làm việc trong lĩnh vực marketing hoặc kế toán – tài chính. Để có thêm nhiều thông tin chi tiết, quý khách hàng theo dõi nội dung thông tin trong bài viết dưới đây của chúng tôi.

Budget là gì?

Budget có nghĩa là ngân sách, là một kế hoạch tài chính cho các hoạt động trong tương lai, có thể hoạch định cá nhân hoặc tầm nhìn tương lai của doanh nghiệp. Ngân sách theo hoạch định chi tiêu sẽ giúp bạn hiểu rõ nét chi phí đầu vào, đầu ra cá nhân; từ đó có giải pháp phù hợp.

Khái niệm budget nghĩa là gì còn được định nghĩa là ngân sách của cá nhân hoặc doanh nghiệp, là một ngân sách, bản kế hoạch tài chính được tóm tắt các hoạt động một cách chi tiết và dự báo trong tương lai của cá nhân, định hướng và tầm nhìn cho doanh nghiệp. Đây được coi là công cụ hữu ích giúp bạn đạt được những mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp về tài chính.

Ngân sách được sử dụng trong kinh doanh thường có trong bảng cân đối kế toán, danh sách doanh thu chi tiết, ngân sách sản xuất,….Sự kết hợp của tất cả các ngân sách được gọi là ngân sách tổng thể hoặc kế hoạch lợi nhuận của công ty.

Ngân sách sẽ giúp quản lý quyết định hoạt động nào sẽ thực hiện và cách thức sử dụng tài nguyên của công ty. Nếu như báo cáo thu chi trong ngân sách và bảng cân đối ngân sách tổng thể không được chấp nhận, các cấp quản lý có thể thực hiện các thay đổi trước khi bắt đầu.

On a budget là gì?

On a budget có nghĩa tiếng Việt là nguồn ngân sách hạn hẹp.

Budgeting là gì?

Budgeting có nghĩa là lập ngân sách. Đây là công cụ quan trọng giúp cho việc quản lý tài chính công, là cơ sở cho việc phân bổ nguồn nhân lực hiệu quả, đáp ứng được các yêu cầu quản lý của Nhà nước.

Mục đích của việc xây dựng budget (ngân sách) là gì?

Budget sẽ dự tính các khoản thu chi cho một dự án của doanh nghiệp, chúng được sử dụng với mục đích chính là:

Quản lý hoạt động thu chi trong một khoảng thời gian cụ thể

Xác định, điều chỉnh những thứ cần thiết

Tạo cơ sở minh bạch trong việc quản lý trách nhiệm của những bên có liên quan

Đối với các nhà tài trợ, budget sẽ giúp họ hiểu rõ hơn công việc của doanh nghiệp, từ đó có căn cứ để tài trợ.

Doanh nghiệp biết cách lập kế hoạch và sử dụng nguồn vốn phù hợp

Nguồn thu khác sẽ hỗ trợ hoạt động của doanh nghiệp

Chi tiêu của doanh nghiệp có tương ứng với các hoạt động không

Budget có tuân thủ theo đúng quy định sử dụng vốn không

Chi phí vận hành chiếm tỉ lệ bao nhiêu trong dự án

Các yếu tố tác động tới budget ( ngân sách nhà nước, thiên tai, dịch bệnh,….)

Yếu tố nào sẽ ảnh hưởng tới ngân sách?

Bảng cân đối kế toán (balance sheet), báo cáo kết quả kinh doanh (income statement) và báo cáo lưu chuyển tiền tệ (statement of cashflow) là 3 bản báo cáo tài chính cần thiết nhất khi thiết lập ngân sách. Điều này giúp các cấp quản lý có cái nhìn tổng thể về tình trạng tài chính của doanh nghiệp.

Bảng cân đối kế toán (balance sheet): Dự đoán tài sản của doanh nghiệp, các khoản phải trả, vốn cổ đông vào cuối kỳ kế toán. Balance sheet giúp lãnh đạo và quản lý thấy được những khoản có dấu hiệu báo động ví dụ như nợ xấu.

Báo cáo kết quả kinh doanh (income statement): Thể hiện lợi nhuận và các loại phí tổn dự kiến.

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (statement of cashflow): Phân tích dòng tiền ra vào doanh nghiệp. Mục tiêu đó là phân loại tất cả các giao dịch bằng tiền mặt, duy trì số tiền nhận vào để hỗ trợ các hoạt động của doanh nghiệp.

Ưu- nhược điểm của việc lập ngân sách budget là gì?

Về nhược điểm

Giúp cho quản lý, lãnh đạo có các dự tính cho tương lai, hoạch định sự phát triển của doanh nghiệp.

Hoàn chỉnh bản ngân sách tổng thể, của từng bộ phận; khuyến khích hợp tác giữa các bộ phận nhằm tăng tính minh bạch

Hiệu suất thực thế cần được so sánh với ngân sách dự kiến, giúp ban lãnh đạo nắm rõ hơn về tình hình hiện tại, đề ra các giải pháp phù hợp cho các vấn đề, để giải quyết nhanh gọn nhất.

Đảm bảo các nguồn tài nguyên khan hiếm được phân bố vào đúng dự án, hỗ trợ chiến lược của doanh nghiệp.

Về nhược điểm

Quá trình trình lập ngân sách tốn nhiều thời gian, budget thường được lập trên sự suy đoán, nên mức độ chuẩn xác không cao.

Trong một số trường hợp, quản lý sẽ cố tình đề xuất mức lợi nhuận rất thấp nhưng lại phóng đại các khoản thu chi nhận được mức dao động có lợi cho họ so với tình hình thực tế.

Ngân sách hàng năm của công ty thường được sử dụng để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.

Việc lập ngân sách thực chất là cách phân bổ tài chính sao cho hợp lý nhưng cũng khiến cho các doanh nghiệp lơ là trong các lĩnh vực khác.

Các phương thức lập ngân sách

Lập ngân sách theo khoản mục

Trong phương thức này, các khoản thu, chi đã được khoản mục hóa. Các khoản mục này được chi tiết và phân định rõ ràng số tiền cho mỗi cơ quan đơn vị. Ưu điểm lớn nhất của hình thức này đó chính là đơn giản, dễ thực hiện, dễ kiểm soát được các khoản chi bằng cách so sánh với các năm trước. Điểm trừ của hình thức này đó là nhấn mạnh đến các khoản chi có tính chất tuân thủ của Nhà nước đưa ra, chưa có cơ chế phân bố nguồn lực hiệu quả, cứng nhắc.

Lập ngân sách theo công việc thực hiện

Là việc phân bổ nguồn lực theo khối lượng công việc của từng cơ quan, đơn vị trên cơ sở liên kết công việc, thực hiện với tiêu chí đầu vào. Lập ngân sách theo công việc sẽ dựa vào khối lượng công việc được tiên đoán bằng cách nhân chi phí khối lượng công việc được yêu cầu trong những năm tiếp theo.

Ưu điểm là liên kết được kết quả tạo ra với nguồn lực được yêu cầu trong chu trình ngân sách của năm. Và đây cũng là nhược điểm, không chú trọng đúng đến mức tác động hay ảnh hưởng dài hạn của chính sách.

Lập ngân sách theo chương trình

Phương thức này sẽ tập trung vào sự lựa chọn của ngân sách, có tính cạnh tranh cao. Lập ngân sách theo chương trình thiết lập hệ thống phân phối nguồn lực sẽ gắn kết được các kết quả của chương trình với những khoản chi phí cần bỏ qua để thực hiện các chương trình đó.

Ngân sách sẽ được phân loại theo các hạng mục chương trình hơn là theo những mối quan hệ có tính tổ chức, đòi hỏi theo mục tiêu chương trình là phải dài hơn 1 năm ngân sách. Lập ngân sách theo chương trình yêu cầu sự cần thiết phải đo lường hiệu lực, tác động tới các yếu tố đầu ra. Tuy nhiên, lập ngân sách theo hình thức này không đảm bảo được sự gắn kết chặt chẽ, giữa sự phân phối ngành và những mục tiêu mang tính chiến lược cần phải ưu tiên.

Lập ngân sách theo kết quả đầu ra

Là hoạt động quản lý ngân sách dựa trên có sở tiếp nhận các thông tin đầu ra giúp Nhà nước thực hiện phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả nhất. Lập ngân sách theo kết quả đầu ra gồm có nhiều công đoạn như thiết lập mục tiêu, lựa chọn các chỉ số, giám sát thực hiện công việc, phân tích và báo cáo kết quả thực hiện.

Cách lập budget plan hiệu quả

Khi xây dựng chiến lược marketing, người quản lý cần phải biết cách xây dựng kế hoạch và phân bổ nguồn lực chi tiêu cho các mục tiêu trong các năm tiếp theo. Và tất cả liên quan tới hoạt động tài chính và ngân sách. Nhiều người làm marketing nghĩ rằng phòng tài chính sẽ là người chịu trách nhiệm cho việc phân bổ tài chính. Thực tế thì không phải là vậy. Dưới đây là cách lập budget plan hiệu quả, được nhiều người áp dụng.

Thảo luận và đưa ra kế hoạch ngân sách

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất, cần phải thảo luận và đưa ra kế hoạch ngân sách. Ngay sau khi nắm rõ các thông tin về mục tiêu, chi tiêu ngân sách cấp quản lý, team marketing cần thảo luận, xác định budget plan phù hợp.

Liệt kê các hoạt động doanh nghiệp cần thực hiện

Đội ngũ marketing cần liệt kê tất cả các hoạt động mà doanh nghiệp cần thực hiện trong thời gian tiếp theo, theo tháng, theo năm cùng với chi phí dự kiến. Tiếp đến họ phải xếp tất cả các hoạt động thành nhóm. Đừng quên đề cập đến các vấn đề mà team marketing chưa thực hiện xong, dự trù thêm khoản ngân sách, và luôn nhớ có 10% ngân sách dự phòng.

Tích hợp bổ sung chi tiết ngân sách với hệ thống

Khi đã lựa chọn kỹ lưỡng các hoạt động phù hợp với mục tiêu, bạn hãy bắt đầu với việc tích hợp, bổ sung thêm các chi tiết ngân sách với hệ thống. Chú ý: hãy ghi lại tất cả những thông tin về các công việc mà bạn cần báo cáo như đối tượng mục tiêu, khu vực, dòng sản phẩm,….

Đánh giá budget

Đánh giá budget bao gồm các hoạt động như xem xét ngân sách này có sự liên kết với mục tiêu hay không? Đâu là thời điểm bạn quyết định sử dụng ngân sách đó? Quyết định đó ảnh hưởng tới kế hoạch như thế nào?,…

Duyệt nội bộ ngân sách

Khi đã hoàn thành bản ngân sách, bạn gửi lên bộ phận cấp cao để duyệt nội bộ. Nếu được phê duyệt, bạn tiếp tục trao đổi, cân nhắc giữa các bộ phận và lãnh đạo cấp trên để hoàn thành ngân sách.

Chu kỳ thời gian thực hiện phổ biến là 2 tuần: hai tuần để xây dựng kế hoạch hạn đầu và 2 tuần sau chính là thời gian duyệt lần đầu, 2 tuần tiếp theo để điều chỉnh,….Một quy trình được thực hiện đầy đủ sẽ kéo dài trong khoảng thời gian là 2 tháng hoặc có sự thay đổi, đặc biệt là cần có sự đồng ý của ban điều hành.

Kế hoạch budget marketing hiệu quả cần phải có thời gian. Bạn nên bắt đầu quy trình từ 3-6 tháng, để nhân sự trong phòng marketing có nhiều thời gian lên kế hoạch.